Использование простой электронной подписи ограничено рядом норм ТК РФ и не распространяется на ряд документов по охране труда, трудовые книжки и акты о несчастных случаях. На какие аспекты стоит обратить внимание работодателям при внедрении ЭДО в сферу отношений по охране труда?

В России с каждым годом расширяется практика использования электронной подписи. Она представляет собой цифровую информацию, присоединённую к иной информации в электронном виде, применяемую с целью идентификации лица (физического или юридического). Наибольшее распространение получила простая электронная подпись (ПЭП), чей ключ включает открытую и конфиденциальную часть. Для е оформления не нужно посещать удостоверяющий центр.

При этом ст.ст. 22.1, 22.2, 22.3 ТК РФ регламентируют ограничение на применение электронной подписи при оформлении трудовых книжек, информации о производственной деятельности сотрудников, акта о н/с на производстве, инструктажей по ОТ.

Приказ Минтруда РФ от 20.09.2022 г. №578н регламентирует следующие требования к содержанию, формату электронной документации, которая готовится без дублирования в бумажной форме:

• установлены унифицированные технические требования к цифровым документам;

• утверждён список из 124 видов цифровых документов в сфере трудовых отношений (может дополняться).

В приказе содержится перечень электронной документации в сфере ОТ, которую можно создавать в цифровом формате. Среди них:

• заявление о замене молока и иных равноценных продуктов компенсацией;

• ПВТР;

• заявление сотрудника об освобождении от трудовых обязанностей на период диспансеризации;

• согласие сотрудника об информировании об итогах расследования нанимателя по месту основной работы и др.

Использование ЭДО вынуждает работодателя отказываться от избыточных документов и работать только с теми, которые непосредственно нужны. При этом стоит учитывать существующие риски:

• вопросы безопасности;

• утрата доступа к подписи;

• несоответствие положениям трудового законодательства;

• невозможность идентифицировать подписавшее лицо;

• зависимость от технических средств.

В процессе внедрения ЭП в трудовые отношения работодатель должен оптимизировать технологический процесс и сократить до минимума издержки. При оформлении документации по СУОТ для работников согласно общему правилу можно использовать ПЭП. Если документ имеет особый статус, лучше применять УЭП. Для нанимателей рекомендуется применять УЭП с высокой степенью ответственности.

Примерная структура внутреннего документа по организации электронного документооборота в области трудовых отношений включает следующие разделы:

• общие положения;

• права и обязанности;

• виды и порядок применения ЭП;

• требования к ЭДО;

• сроки хранения, меры ответственности;

• способы разрешения спорных ситуаций;

• приложение.
  

Источник: ohranatruda.ru