Роструд напомнил, что вести электронный кадровый документооборот (ЭКД) с сотрудниками работодатель может на платформе «Работа России». На сегодняшний день более 2000 работодателей уже используют систему ЭКД в трудовых отношениях, а с ее помощью создано свыше 1,2 млн документов.

Еще в 2021 году в трудовое законодательство были внесены изменения, позволяющие работодателям полноценно использовать электронный кадровый документооборот. При этом переход на такой формат право, а не обязанность нанимателей.

1 сентября 2022 года начал работу сервис цифровой платформы «Работа России», созданный для совершения электронного документооборота. Система доступна для всех предприятий, зарегистрировавших себя и своих сотрудников. Портал поддерживает квалифицированные, неквалифицированные электронные подписи для Госключа и простые подписи через Госуслуги.

Для ведения ЭКД на платформе «Работа России» нужно:

• пройти регистрацию на портале Госуслуг;
• получить подтверждённую учётную запись;
• заполнить и направить заявку на подключение ЭКД;
• принять участие в онлайн-конференции со специалистами Роструда;
• дождаться окончания рассмотрения заявки и, в случае положительного решения, получить доступ к системе.

Взаимодействие с порталом выполняется следующим образом:

• работодатель готовит кадровый документ и подписывает его с помощью усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП);
• передает его в личный кабинет платформы «Работа России»;
• документ направляется в личный кабинет работника на портале;
• сотрудник знакомится с ним в ЛК после входа через Госуслуги и подписывает.

Для настройки обмена с порталом необходимо перейти в категорию «Настройка-Кадровый учёт». Далее нужно поставить флажок, указать логин и пароль от аккаунта на платформе. Настройка для документов ЭП доступна в категории «Администрирование-Обмен электронными документами». В печатном формате документации появляется возможность поставить ЭП и передать её на платформу Работа России.

После подписания локального акта посредством УКЭП в печатной форме отображается штамп о наличии электронной подписи, документ ограничивается в редактировании.

С помощью API-интерфейса можно объединить ЭКД платформы «Работа России» с внутренней системой работодателя. Интеграция выполняется на различных уровнях — от подписания документации до выполнения всех процессов кадрового делопроизводства на цифровом портале. Все сервисы доступны в бесплатном формате.

Источники: ohranatruda.ru, онлайнинспекция.рф